A partir deste ano, segundo determinação do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), micro e pequenas empresas com pelo menos 20 funcionários com registro em carteira terão de fazer uso do certificado digital para transmitir suas informações à Rais (Relação Anual de Informações Sociais), o mais importante e fiel retrato do emprego no País. A regra também vale para os dados relatados ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), que reúne informações mensais sobre contratações e demissões no mercado de trabalho formal. Até então, a obrigatoriedade era válida apenas para companhias com mais de 250 funcionários.

O certificado digital é uma assinatura eletrônica, espécie de RG virtual, que permite a identificação segura do autor da informação. Ele contém os dados de seu titular, como nome, número do registro civil e assinatura da autoridade certificadora que o emitiu, entre outros. "O certificado aumenta a credibilidade e a segurança dos dados e garante a validade jurídica que essas operações requerem", explica Bruno da Costa, especialista em gestão tributária e fiscal da Alterdata, empresa de software contábil. Isso porque o documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, que é a autoridade certificadora.

CUSTOS - Os custos para obtenção de certificado digital, que vem em formato de pen drive ou cartão, variam de acordo com o prazo de validade, que vai de dois a cinco anos. Segundo o especialista em gestão tributária e fiscal, os valores partem de R$ 100.

Para adquirir o sistema basta procurar uma empresa que tenha autorização para a emissão do documento. O MTE adverte que o certificado digital utilizado tem de seguir o padrão ICP-Brasil. De acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), são certificadores a Caixa Econômica Federal, a Receita Federal do Brasil, o Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados), a Serasa Experian e a Certisign, entre outros.

Desde meados do ano passado o Ciesp (Centro das Indústrias do Estado de São Paulo) de Diadema também está autorizado a emitir a comprovação. Associados têm 20% de desconto. A lista completa de autoridades certificadoras pode ser consultada no link www.iti.gov.br/icp-brasil/estrutura.

Entrega do documento tem que ser feita até 8 de março

O prazo para a entrega das informações da Rais (Relação Anual de Informações Sociais) começou ontem e vai até 8 de março. As empresas precisam informar ao MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), detalhadamente, quantos funcionários trabalharam na companhia em 2012, quantos entraram, quantos saíram e qual foi o salário pago durante cada mês a cada um dos empregados. São passados também dados sobre sexo, idade e grau de instrução, entre outros.

Além de ser a fonte mais confiável para informações sobre o mercado de trabalho, uma das funções da Rais é servir como base para o pagamento do abono do PIS/Pasep, que beneficia anualmente trabalhadores com média salarial inferior a dois salários-mínimos. A Rais também presta subsídios ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e à Previdência Social e auxilia as pesquisas domiciliares do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística).

Os estabelecimentos que não tiveram vínculos laborais no ano base poderão declarar a Rais Negativa, com opção on-line.

A multa para quem não entregar os dados até 8 de março é de R$ 425,64, mais R$ 106,40 por bimestre em atraso. O valor pode dobrar caso ultrapasse o exercício em relação ao prazo de entrega (ou seja, além de um ano).

Em caso de dúvidas, os empregadores podem contatar a central de atendimento da Rais pelo telefone 0800-7282326 ou por meio do e-mail rais.sppe@mte.gov.br. É possível também procurar as superintendências regionais do trabalho e emprego, gerências ou agências de sua região no link http://portal.mte.gov.br/postos/.