Em uma pequena empresa, redução de custo é questão de sobrevivência. E a preocupação com isso não pode parar nunca: sempre há um gasto desnecessário que pode ser cortado.

Ao fazer um curso para empreendedores, Monica Segre, 60, dona da loja de vinhos Via Vinum, percebeu que poderia negociar e diminuir suas despesas com contador, internet e transporte.

Já o investimento em um software foi o que possibilitou uma economia de 8% no gasto com compras da Sampa Foods, empresa que faz eventos gastronômicos e gestão de restaurantes em São Paulo e em Foz do Iguaçu, no Paraná.

“A plataforma nos ajudou a fazer uma compra mais racional”, diz o diretor da empresa, Leandro Camini, 33.

Para a corretora digital Monetus, de Belo Horizonte, o que fez diferença foi sair de um imóvel com um aluguel caro para um mais barato, afirma Vinícius Soares, 24, fundador da startup.

E mudanças no uso de telefonia e energia elétrica ajudaram a salvar de uma crise a Gigatron Franchising, desenvolvedora de software para varejista, segundo o diretor-executivo da companhia Marcelo Salomão, 41.

A seguir, veja o depoimento dos quatro empresários.

‘Até uma caneta jogada fora já é um gasto extra’

Monica Segre, dona da loja de vinhos Via Vinum

Vinho é uma coisa maluca. Os consumidores sempre pesquisam preço e escolhem qual vão comprar por uma diferença de um real.

Se eu colocar o meu valor mais alto, não vai vender. Não importam os meus custos, o preço tem que ser o mesmo que o dos concorrentes, não adianta. Então, preciso sempre estar atenta às despesas.

Desde maio, estou fazendo um curso no Sebrae. Depois de assistir às aulas de administração financeira, percebi que, além de todo o esforço que eu já fazia para reduzir custos, ainda tinha muito mais que dava para fazer.

Percebi que mesmo um valor que parece pequeno já faz diferença. Uma caneta jogada fora já é um gasto. Então, eu comecei a analisar item por item para entender o que poderia ser cortado.

Fui atrás da operadora de telefonia para conseguir um plano mais vantajoso de internet e telefone. Se a gente não negocia, eles dão a opção que querem. Passei duas horas no telefone e consegui cortar uma taxa de R$ 60.

No curso, também vi que outras empresas pagavam menos para o contador. Negociei com o profissional, que concordou em reduzir o pagamento em 5%.

Além disso, revisamos a nossa logística de ecommerce. Na cidade de São Paulo, trocamos a transportadora (que ainda leva os nossos produtos para o resto do país) por uma empresa de entregas via aplicativo.

Antes, a gente pagava frete de R$ 28 para qualquer bairro da capital. Agora, o valor varia de R$ 10 a R$ 17 para os lugares mais próximos. Como oferecemos entrega grátis nas compras acima de R$ 500 dentro da cidade, isso tem feito diferença.

Com todas essas iniciativas, estou conseguindo economizar até R$ 3.000 por mês. É um dinheiro que vou poder investir aqui dentro.

O curso e o contato com outros empresários abriram meus olhos. Não dá para ficarmos fechados no nosso negócio, temos que sempre circular por aí e trocar ideias.

‘A tecnologia ajuda a economizar, mas sozinha não resolve’

Leandro Camini, diretor da Sampa Foods

No nosso restaurante em Foz do Iguaçu, tínhamos um profissional para fazer as compras. Num deslize dele, descobrimos que desviava produtos. Trocamos por um novo comprador, que, por sua vez, não era tão eficiente.

É um setor muito complicado. Para fazer boas compras, seria preciso ter uma equipe inteira. Mas um restaurante não tem como pagar por isso.

Num curso, descobri a CMV, uma plataforma de gestão de compras, que faz a cotação de todos os insumos com os fornecedores. O gerente e a nutricionista só colocam a lista de produtos no sistema e fazem o acompanhamento.

Também ficou mais fácil controlar o que é comprado por fora. Antes, tinha essa coisa de ir ao mercadinho pegar algum ingrediente que ficava faltando. Hoje, conseguimos planejar melhor o cardápio e coibir essa prática.

Com isso, conseguimos uma economia de 8% nas compras. Para usar o software, pagamos uma mensalidade de R$ 890 para cada restaurante.

A tecnologia ajuda a reduzir custos, mas sozinha não resolve nada. Antes de receber uma plataforma, é preciso formatar as operações, se não ela vira só mais uma burocracia. Se a empresa estiver desorganizada, vai jogar dinheiro fora.

‘Uma startup não precisa ter piso de mármore’

Vinícius Soares, fundador da Monetus

Começamos em um escritório que dividíamos com outros empreendedores, no centro de Belo Horizonte. O valor total do aluguel era R$ 30 mil, nós pagávamos R$ 8.000.

Fomos crescendo no mundo digital. Aí percebemos que estávamos recebendo cada vez menos visitas de clientes. Então, decidimos achar uma estrutura mais enxuta.

O espaço era tão grande que a conta de ar-condicionado do andar inteiro ficava em torno de R$ 5.000. Só a minha empresa pagava cerca de R$ 1.500.

Durante um mês, pesquisamos lugares na região central. Se a gente pegasse um imóvel mais distante, os funcionários teriam que fazer viagens longas de ônibus, o que daria uma grande perda de produtividade, porque as pessoas já chegariam cansadas.

Encontramos um andar com 200 metros quadrados e, depois de negociar com o dono, fechamos um aluguel de R$ 2.500, com um prazo de seis meses para começar a pagar. Isso porque tivemos de fazer uma reforma de R$ 20 mil.

O espaço é inferior ao que a gente estava antes, que tinha até piso de mármore. Mas uma startup não precisa disso, pode ter qualquer tipo de piso.

Para reduzir ainda mais os custos, há seis meses, estamos dividindo o escritório com outra empresa, que paga metade do aluguel.

Muitas vezes, partimos do pressuposto de que, para abrir uma empresa, é preciso ter uma superestrutura. A gente vê um monte de startups com mesa de sinuca, piscina de bolinha e escorregador. Mas, quando a gente está no começo, o foco não é esse. Temos que fazer mais com menos.

‘Conseguimos uma redução de 91% nos gastos de telefonia’

Marcelo Salomão, diretor-executivo da Gigatron

Em 2017, tivemos um problema que comprometeu 80% da receita. Para sobreviver, demitimos 150 funcionários. Ficamos com 70.

Além disso, precisamos cortar todos os tipos de despesas. A redução mais significativa foi nos custos de telefonia. Havíamos feito, em 2016, um investimento em uma central que gravava as ligações. Eu gastava até R$ 4.000 por mês para manter essa estrutura.

Agora, temos seis celulares pré-pagos, que são compartilhados. Descobrimos que não precisávamos de tudo aquilo, aplicativos supriram bem nossas necessidades. Por exemplo, compramos por R$ 3,90 uma ferramenta que grava as ligações. Assim, conseguimos uma redução de 91% nos gastos de telefonia.

Além disso, realocamos a equipe dentro do nosso escritório, um prédio de 530 metros quadrados em Birigui, no interior de São Paulo. Antes, os funcionários ficavam divididos em seis salas. Reunimos todos em apenas duas, o que gerou uma economia de luz e ar-condicionado.

Tudo o que fizemos virou hábito. Mesmo com a empresa podendo pagar, vamos manter as mudanças. De uns três meses para cá, já começamos uma retomada de caixa. Devemos voltar com força total no início de 2020.