Você chega no escritório, mal senta na sua cadeira e seu celular já desperta, lembrando daquela reunião que você jurava ser na semana que vem. Nessa mesma hora você recebe um e-mail do seu gerente de projetos, pedindo para que você responda os últimos 5 e-mails dele, porque a ação que vocês pesaram, meses atrás, já está super atrasada. Você olha tudo isso, ignorando o telefone que toca ao fundo, provavelmente um dos seus clientes, e dá um suspiro profundo, sentindo que tudo poderia ser diferente se você tivesse se organizado melhor.

Essa é a rotina de muitos empreendedores, pequenos ou grandes. Parece fora do comum a capacidade de acumular tarefas e descobrir, no final do dia, que você começou todas, mas não terminou quase nenhuma. Seja por procastinação ou falta de foco, a baixa produtividade é um fantasma que assombra vários empreendedores. Mas, felizmente, existem algumas ferramentas que ajudam o empresas a encontrarem seu potencial de produtividade, como é o caso da GTD.

O que significa GTD?

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia para aumentar a produtividade, desenvolvida por David Allen, autor do livro que dá base para o conceito GTD: “Getting Things Done” (Penguin Books) ou “A arte de fazer acontecer” (Campus), em português.

O GTD pode ser considerado um dos métodos mais simples e objetivos já discutidos nos últimos anos. Mas, diferente do que muitos empreendedores pensa, a sua aplicação exige uma boa dose de disciplina e isso nem sempre é uma boa notícia para as pessoas que desejam implementa-lo. Se você ou seu time costumam evitar rotinas ou têm dificuldades em estabelecer padrões e procedimentos, o GTD pode ser um desafio, mas, uma vez adquirido o hábito, os benefícios são facilmente percebidos.

Qual é o passo a passo para o GTD?

A implantação do GTD tem basicamente cinco etapas bem definidas e dependentes umas das outras. São elas:

1. Coleta

Listar todas as coisas a fazer: ideias, lembranças, iniciativas, projetos. Para isso, é possível utilizar o velho e bom papel e caneta ou criar um arquivo específico. O importante aqui é esvaziar a mente, documentando essas informações para armazená-las em um local seguro e confiável.

2. Processamento

É necessário reservar um tempo na rotina diária para analisar a lista e perceber se pedem alguma ação ou não. Ou seja, nada de querer listar as suas tarefas entre um coffee com o cliente e uma reunião com os acionista.

Quando a anotação pede uma ação, é importante avaliar algumas questões, como:

1. Qual o primeiro passo para chegar a uma solução? Se essa ação demandar dois minutos ou menos, resolva logo! Postergar uma tarefa simples só serve para travar seu fluxo;
2. Posso delegar? Se a resposta for positiva, é necessário registrar em uma lista específica e passar adiante;
3. Devo adiar? Se a decisão for por adiar, é preciso estabelecer um novo prazo para a execução da tarefa, de preferência em um dia da semana reservado para a execução dessas ações. Afinal, antes tarde do que nunca, não é mesmo?

3. Organização

A resposta que você deu para essas questões é determinante para uma boa execução das tarefas – lembrando que é essencial manter a organização, afinal, tudo que precisa ser feito e tem um prazo deve ser listado e analisado. Nós sabemos, pode parecer cansativo, mas o resultado vai compensar. Imagine o alívio de ver, no final do mês, que todos os projetos saíram do papel e já estão em andamento na sua empresa?

Para ajudar nessa etapa, o método GTD sugere a utilização de diferentes listas para separação dos assuntos e das ações necessárias. Assim, fica mais fácil manter uma visão mais clara de todo o contexto.

4. Execução

Lembra o que falamos sobre deixar para pensar no GTD entre uma reunião e outra? O mesmo vale para a realização das tarefas mais elaboradas! Se você estava pensando em fazer isso, pare aí mesmo e volte três casas. O momento da execução é um dos mais importantes do processo. Esse é o momento em que você começa a colocar a mão na massa e é imprenscindível que, nesse período, você não seja interrompido.

Sabe quando você vai viajar e colocar a plaquinha de “não perturbe” na porta? Faça exatamente isso na sua agenda. É hora de manter o foco!

5. Revisão

Chegou a hora do planejamento. Quando as prioridades são definidas, a próxima semana deve ser organizada e o que não foi feito deve ser reagendado. Ou você já estava pensando que poderia varrer as pendências para debaixo do tapete?

Isso quer dizer que você terá que fazer uma revisão semanal, olhando para as tarefas que já foram realizadas e para aquelas que ainda não foram concluídas.

Ainda com dúvidas em relação ao GTD? Separamos algumas peguntas para te ajudar a entender ainda melhor essa metodologia!

1. O GTD se aplica a que perfil de pessoa?

O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia que pode ser usada por qualquer um, afinal, ela é uma ferramenta extremamente útil ao gerenciamento de ações para conquistar uma produtividade eficiente, e, por isso, não há contraindicações.

2. Qual o grande diferencial do GTD em relação a outros métodos?

O GTD não pretende separar a rotina pessoal da profissional. Muito pelo contrário! A ferramenta reúne todos os fatores em um só processo administrativo e esvazia a mente de quaisquer preocupações e ansiedades.

3. Quais os erros mais comuns do uso do GTD?

Apesar de ser um método simples, existem ainda algumas interpretações equivocadas sobre a sua aplicação. Por isso, é essencial evitar as falhas mais comuns, relacionadas ao GTD.

4. Perder muito tempo organizando o sistema

O GTD não é uma metodologia de organização, mas sim de produtividade. Organização demais e execução de menos são sinais que algo está errado.

5. Não coletar todas as informações

Não coletar tudo o que vem à mente e deixar de lado algumas informações é um erro muito comum no início do processo. O problema de guardar tudo na cabeça, a não ser que você tenha uma memória de elefante, é que esse excesso de dados se transforma em um ruído permanente, que consome energia, causa cansaço e produz desgaste.

6. Insistir na procrastinação

Se você tem feita sua lista de prioridades, não adie nada, muito menos assuntos delicados e decisões difíceis. Quando tarefas ficam soltas, logo se perde o controle e a perspectiva de solução. Sabe aquela blusa que tinha só um fiozinho solto e, depois de alguns dias, aquele fio se tornou um rasgo gigantesco? Pois é, ambas expressam o mesmo princípio! E isso pode levar o empreendedor a crer que o GTD não funciona.

7. Não fazer a revisão semanal ou gastar tempo demais com essa tarefa

A revisão semanal integra todas as demais etapas. É o momento em que os projetos são analisados, as prioridades definidas, os próximos dias são organizados, as execuções são avaliadas e as novas metas são estabelecidas.

8. Desistir quando o resultado não vem rapidamente

A aplicação do GTD exige estudo, prática, dedicação e empenho. É preciso insistir, corrigir os erros, buscar adequações e encontrar soluções para melhorar o sistema. O sucesso depende da disciplina, da obediência às etapas e de uma verdadeira intenção em progredir e alcançar uma produtividade diferenciada.

9. Não ter motivação interna

Normalmente, o processo de implantação e de execução do GTD exige a mudança de alguns hábitos. Para encarar e superar esse desafio, é preciso entender que é possível melhorar seu rendimento, por meio de esforço e de dedicação.

Quando não há uma forte motivação interna, é mais fácil buscar razões e justificativas para desistir ou culpar o método pelos fracassos e frustrações.

10. A produtividade da empresa

O GTD é uma metodologia que pode ser aplicada de forma corporativa, por meio de treinamento específico e de orientações, reunindo diversos profissionais em prol de um mesmo objetivo.

Assim, vale a pena investir em programas que propiciem condições para que os profissionais explorem melhor suas potencialidades, suas competências e suas habilidades e o conceito de gerenciamento de ações.

Em resumo, o GTD é uma ferramenta simples, acessível e que produz ótimos resultados em todas as esferas da organização. Quando toda a equipe está engajada em melhorar o desempenho, em conquistar novos níveis de atuação, a produtividade está garantida e, com ela, o sucesso da empresa e do negócio.